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Software für das Papierlose Büro

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Software für das Papierlose Büro

Welche Software benötige ich denn nun um meine digitalisierten Dokumente zu verwalten? Alles nötige klären wir in diesem Artikel.

OCR

OCR steht für Optical Character Recognition und beschreibt die automatisierte Texterkennung innerhalb von Bilddateien. Diese Funktion ist unverzichtbar für das papierlose Büro, denn gepaart mit einer guten Suchfunktion macht sie das Suchen nach Dokumenten um einiges angenehmer und verschwendet nicht mehr wie zuvor unnötig Zeit. Dokumente werden mit ORC so erfasst, dass es möglich ist, nach Worten innerhalb von Dokumenten zu suchen. Heutzutage bieten die meisten Scanner die Funktion schon integriert mit an, sodass bei jedem Scan auch schon gleich die OCR Daten mitgeliefert werden sollten, ist dies nicht der Fall übernehmen das sonst auch Softwareprodukte wie Adobe Acrobat oder diese Funktionen sind schon gleich in den Cloud Service integriert, wie es bei Evernote oder Google Drive der Fall ist. Dazu aber gleich mehr. Wichtig ist wie gesagt, dass alle Daten, mit welchen man im Papierlosen Büro alltäglich hantiert, mit OCR erfasst wurden, sodass unnötige Suchzeit verringert werden kann.

Scan Software fürs Smartphone

Wie bereits im Artikel “Hardware für das papierlose Büro” erwähnt kann auch das Smartphone mit seiner hochauflösenden Kamera als Scanner agieren. Dieses benötigt jedoch dafür eine zusätzliche App. Gute Anbieter sind hier Adobe Scan, Scannable oder Scanbot. Alle machen mehr oder weniger das selber. Einfach nur das Smartphone über das Dokument halten und die Software erkennt automatisch das Dokument und “scannt” es ein. Dabei ist es auch nicht schlimm, wenn man dies in einem leichten Winkel zum Dokument hält, denn die Software erkennt es automatisch und korrigiert die Seite dementsprechend. Anschließend wird das Dokument als PDF oder reine Bilddatei (ich empfehle jedoch für alles PDF als Dateiformat zu verwenden) in dem jeweiligen Ordner abgelegt. Dies ist eine gute und kostengünstige Möglichkeit, wenn man nur schnell mal ein Dokument digitalisieren möchte oder eben nur hin und wieder noch Post bekommt.

PDF Manager

Für das Handhaben von PDFs ist ein ordentliches PDF Programm sinnvoll, welches nicht nur ermöglicht PDFs zu lesen, sondern auch PDFs zusammenfassen oder aufzuteilen. In der Vergangenheit konnte man einfach zusammengehörige Dokumente aneinander tackern oder verschiedene Dokumententeile in verschiedenen Ordnern abheften. Das ist heutzutage nicht mehr so leicht möglich. Ein Beispiel: Einmal pro Woche bzw. einmal im Monat sammle ich alle Belege, welche für die Buchhaltung wichtig sind, zusammen und schicke sie meinem Buchhalter. Da hab ich nun die PDF Dateien, welche ich per Mail oder über eine Plattform bekommen habe, aber auch noch all die Rechnungen, welche ich in Papierform erhalten habe (das sind etwa an die hundert Rechnungen pro Monat bei mir). Ich könnte nun natürlich jedes Dokument einzeln einscannen, das ist mir jedoch zu umständlich. Stattdessen scanne ich den gesamten Stapel ein und zerteile die PDF Datei, welche ich dann erhalten habe, einfach anhand der einzelnen Rechnungen, um Sie dann schön einzeln und sortiert hochladen zu können. Auch hier habe ich sehr gute Erfahrungen mit Adobe Acrobat gemacht. Für Mac Nutzer, welche nicht allzu viel Papieraufkommen haben, ist aber auch schon die integrierte Software “Vorschau” komplett ausreichend.

Cloud Dienste

Wo sollen denn nun all die Dokumente liegen, welche ich entweder selber im Zuge der Umstellung digitalisiert habe oder nun in digitaler Form bei mir ablegen muss? Hier würde ich ganz klar Cloud Dienste empfehlen. Cloud Dienste sind leicht einzurichten, die Wartung und Sicherung wird übernommen und sie bieten die Möglichkeit der unkomplizierten Erweiterung.

Es gibt unzählige Anbieter von Cloud Speicherdiensten. Die wohl bekanntesten sind Google Drive, Microsoft Onedrive, Evernote, Amazon S3 und Dropbox. Auf die einzelnen Dienste werde ich in folgenden Beiträgen eingehen.

Besonders beim Sichern von Belegen der Buchhaltung muss darauf geachtet werden, dass diese revisionssicher (also sicher und nicht ohne weiteres veränderbar) gespeichert werden können. Dieses Thema ist besonders in Deutschland noch sehr heikel, jedoch gibt es auch hier erste Anbieter: DATEV als Platzhirsch, wenn es um Buchhaltung in Deutschland geht, aber auch sevDesk oder Lexware bieten mittlerweile Buchhaltungssoftware mit integrierter und revisionssicherer Speicherung an.

Dokumentationsmanagement

Wo hin mit all den Notizen und Protokollen von Meetings? Sicher, man könnte sie auch einfach in einem der oben erwähnten Cloud Services als PDF abspeichern, dies wird jedoch sehr schnell unübersichtlich, besonders wenn mehrere Leute auf die Dokumentationen zugreifen sollen. Daher empfiehlt es sich hier ein separates Dokumentenmanagementsystem anzuschaffen, welches mit dem Cloud Speicherservice verknüpft ist.

Evernote bietet hier beides an: Auf der einen Seite ein Cloud Speicherservice mit einer hervorragenden Suchfunktion auf der anderen Seite eine einfach zu bedienende Oberfläche für Notizen und Protokolle. Evernote hat jedoch 2 Nachteile: 1. Evernote ist nur sehr bedingt fähig zur Kollaboration, , das bedeutet mehrere Personen können zwar auf dasselbe Dokument zugreifen, jedoch kann man nicht gleichzeitig zusammen arbeiten. Zudem wird die Art der der Ordnerstruktur schnell unübersichtlich, wenn man mit mehreren Leuten darauf zugreift. Daher bietet es sich an, hier zwei separate Services zu verwenden.

Ein anderer Anbieter ist Confluence, Confluence ist rein auf die Dokumentation spezialisiert. Das heißt hier können ohne Probleme Protokolle von Meetings, Gesprächen etc. geführt und später veröffentlicht werden. Im Zusammenspiel mit einem Cloud Speicherdienst, wie oben erwähnt, funktioniert es wirklich gut!

Handschriftliche Notizen können am besten mit Apps wie Goodnotes oder Microsoft OneNote erfasst werden. Apps haben auch Anbindungen an Cloud Dienste, sodass man schnell und einfach Notizen dort ablegen und mit anderen teilen kann.

Dokumentenerstellung

Zu guter Letzt noch der Fall, dass ich selber mal einen Brief schreiben oder ein Angebot erstellen muss. Der klare Favorit seit Jahren ist hier Microsoft Office mit all seinen Ablegern wie Word, Excel oder Powerpoint. Mittlerweile sind auch hier gute Anbindungen an Cloud Dienste (nicht nur die eigenen von Microsoft) möglich. Aber auch Google hat mit seinen Office Produkten in den letzten Jahren ein ordentliches Office System aufgestellt. Dieses ist zwar nicht so umfangreich wie das von Microsoft aber für viele Anwendungen vollkommen ausreichend.