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5 Gründe für eine digitale Infrastuktur in deinen Unternehmen

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5 Gründe für eine digitale Infrastuktur in deinen Unternehmen

1. Mobilität

Es ist einfach mal möglich auch während der Dienstreise oder von Zuhause aus auf die Dokumente aus der Buchhaltung oder dem Controlling zuzugreifen ohne sie vorher auf dem PC speichern zu müssen oder gar sie erst einmal durch den Scanner zu jagen. Durch die digitale Erreichbarkeit deiner Dokumente ist die Arbeit von überall möglich und der lästige Gang ins Büro für ein Dokument bleibt dir erspart. Denn durch den digitalen Zugriff kannst du alle Bereiche deines Unternehmens prüfen und kontrollieren, wo und wann immer du möchtest. Zudem bietet es den großen Vorteil, dass die Arbeit im Home Office möglich ist. Die Wichtigkeit eines gut funktionierenden Home Office wird besonders im Augenblick zu Zeiten der Coronakrise, in denen dieser Text verfasst wird, klar.

Zudem werden im klassischen Büro alte Unterlagen oft in Kellern oder separaten Archiven aufbewahrt. In großen Firmen sind schnell mal ganze Gewölbe voll mit alten Ordnern, welche vor sich hin gilben. Es ist sehr umständlich, dorthin zu gelangen und sich dann auch noch durch die Umenden von Ordner wühlen zu müssen. Durch deine zentrale Datenspeicherung ist es kein Problem, dass jeder Mitarbeiter ganz einfach am PC Zugriff auf die Daten erhalten kann. Es gibt keine Entfernungsprobleme, keine Barrieren und keine Gewichtsprobleme mit schweren Ordnern. Zudem erleichtern Suchfunktionen, das Finden der gewünschten Dokumente.

2. Nachhaltigkeit

"Die Produktion eines typischen Blatts Papier im Format DIN A4 verbraucht etwa 10 Liter Wasser (1 Blatt!) – wenn es aus Holz hergestellt wird. Recyclingpapier hat einen sehr viel kleineren Wasserfußabdruck von etwa 20 Litern pro Kilo bzw. 100 ml pro DIN A4-Blatt." - utopia.de Wenn du also auf den Einsatz deines Papier verzichten kannst, tust du dir selbst und der Umwelt einen großen Gefallen! Dazu kommt, dass du durch verringerten Druckeinsatz auch die CO2-Emmissionen reduzierst und noch Rohstoffe (Papier/Holz) einsparst. Dieses Umweltbewusstsein kommt bei Kunden gut an und wirkt sich positiv auf dein Image und auch die Kosten in deinem Unternehmen aus!

3. Produktivere Arbeit

Wenn alle Unterlagen und E-Mails ausgedruckt werden müssen, kostet dich das auf jeden Fall Papier, Toner und Anschaffung und Wartung des Druckers. Dazu kommen die Ordner und Trennblätter, Rückenschilder usw., die du zur Archivierung benötigst und das in jeder Abteilung! Ohne Drucker wird es in deinem Office wohl nicht gehen, aber wenn du die Unterlagen digital archivierst, sparst du hohe Beträge für Papier und Toner ein! Wenn in Papierform abgelegt wird, müssen die Ordner aufgrund der Aufbewahrungspflicht 10 Jahre lang irgendwo verwahrt werden, dies führt schnell zu Kellern voll mit Dokumenten! Der durchschnittliche Mitarbeiter in einem mittelgroßen Unternehmen verbringt durchschnittlich 30% der Zeit mit dem Durchsuchen von Dokumenten! Abgesehen von der reinen Suche nach verschiedenen Ordnern kommt noch eine Anschlusssuche hinzu. Denn du musst das gewünschte Dokument innerhalb des Ordners ebenfalls finden. Du musst dich in den meisten Fällen kreuz und quer durch verschiedene Ordner lesen, bis du alles gefunden hast. Am PC kannst du problemlos und gezielt nach Informationen suchen und auch bereichsübergreifend die Unterlagen nebeneinander anzeigen lassen. Die meisten Datenmanagementsysteme verfügen mittlerweile über sehr gute Suchfunktionen, welche es dir auch ermöglichen nach einen Schlagwörtern in Dokumenten zu suchen.

4. Erhöhte Sicherheit

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf die kompletten Firmendaten. Du kannst individuell für jeden Angestellten steuern, wer welche Daten einsehen kann. Das trägt zur Datensicherheit bei, da Unbefugte keine Chance haben, vertrauliche Dokumente zu lesen – auch nicht versehentlich durch das Anklicken eines falschen Ordners.

5. Größere Wettbewerbsfähigkeit

Neben der internationalen Teambildung in den eigenen Reihen kannst du auch beim Kunden punkten. In der Produktion, beispielsweise in der Automobilindustrie, sind häufig die Hersteller von Verbindungselementen an der Entwicklung neuer Produkte beteiligt. Allein die Anfragen mit den technischen Unterlagen umfassen riesige Datenmengen, die über Datenträger ausgetauscht werden müssen. Solche Großprojekte kannst du viel einfacher über einen gemeinsamen Datenzugriff regeln. Das funktioniert auch im Verlagswesen oder bei Grafikern und Werbeagenturen oder schlicht allen Branchen, die mit dem Kunden gemeinsam Ideen entwickeln. Durch diese Art der Zusammenarbeit stellst du dich zukunftsfähig auf und kannst dem Kunden schneller und effektiver helfen!