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Das papierlose Büro und deine ersten Schritte dort hin

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Das papierlose Büro und deine ersten Schritte dort hin

Wer kennt es nicht. Du kommst morgens ins Büro und schon allein der Anblick des Schreibtisches, der von Dokumenten und Notizen des Vortrages noch voll ist, vermiest dir jetzt schon die Laune. Oder: Du bist jetzt schon seit Ewigkeiten auf der Suchen nach dem einen Dokument, müsstest aber eigentlich an viel wichtigeren Dingen arbeiten. Damit soll jetzt aber Schluss sein. In diesem Artikel möchte ich auf das Konzept des "papierlosen Büros" eingehen und die ersten Schritte zur erfolgreichen Umsetzung erläutern. Eine detaillierte Auseinandersetzung mit einzelnen Aspekten des papierlosen Büros, zum Beispiel, "Was gibt es für Methoden zur Dokumentenablage mit all ihren Vor- und Nachteilen" erläutere ich in einem weiteren Artikel. Zunächst einmal was ist das papierlose Büro eigentlich? Ein papierloses Büro verzichtet zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur EDV-gestützte Verfahren (Computer). - Wikipedia. Also: wir wollen ein Büro gestalten, welches weitestgehend auf Informationen basiert, auf Papier verzichtet und stattdessen digitale Methoden für die Organisation verwendet. Schön und gut, aber wie stellen wir das an? Im Nachfolgenden möchte ich auf die ersten Schritte des papierlosen Büros eingehen. Wie bereits erwähnt, ich werde hier viele Themen nur anschneiden und in späteren Artikeln detaillierter auf diese eingehen. Aber was sind nun meine ersten Schritte raus aus dem Papierchaos?

1. Fang bei dir selber an

Als ich mit dem Thema papierloses Büro zum ersten Mal in Berührung kam, habe ich mit der Umsetzung zunächst bei mir zu Hause angefangen. Ich nahm also meine alten Ordner und habe angefangen, von alten Studiumsunterlagen bis zu meiner letzten Lohnabrechnung alles durch den Scanner zu jagen (das würde ich heute auch nicht mehr so tun aber dazu später mehr ). Als ich für mich und meinen privaten Haushalt gemerkt habe, dass dies ganz gut funktioniert, ging ich damit in mein Unternehmen und stellte mein Arbeitsumfeld als Vorstand für Finanzen und Recht weitestgehend um, denn: Der Fisch stinkt bekanntlich vom Kopf! Hier ist eine Bottom up Umsetzung kaum möglich und muss "Von Oben" vorgegeben werden, denn der gesamte Wechsel hin zum Papierlosen Büro erforderte einiges an Umgewöhnung, Lernen und Ablegen von alten Mustern. Selber als gutes Beispiel voranzugehen ist wichtig, besonders im Umgang mit Unsicherheiten, die diese Umstellung auch am Anfang mit sich bringt.

2. Fang zeitig an. Schritt für Schritt

Fang zeitig an als ewig und ewig am perfekten System zu tüfteln oder die perfekte Hardware zu finden. Scanne erst einmal alle neuen Dokumente, welche jeden Tag auf deinem Schreibtisch landen, ein. Dafür brauchst du am Anfang auch keinen teueren Dokumentenscanner, es gibt unzählige Apps auf dem Markt, mit welchen du alles problemlos und schnell einscannen kannst. Für das Erste sollte das genügen.

3. Unnötiges Eliminieren

Versuche, dass dich so wenig Papier wie möglich erreicht. Jeden Tag schwirren Zeitschriften in das Büro, welche in der Regel direkt im Papierkorb landen. Dies ist nicht nur nicht nachhaltig, sondern hält dich und deine Kollegen auch nur unnötig im Büroalltag auf. Daher macht es Sinn, sich einmal hinzusetzen und alle nicht notwendigen Abonnements und sonstige Quellen von unnötigem Papier abzubestellen.

4 Unvermeidbares umstellen

Nun sollten wir nur noch die Dokumente in unserer Inbox haben, welche wir auch für unsere Arbeit wirklich benötigen. Jetzt versuchen wir diese Dokumente schon vor dem Erreichen des Büros zu digitalisieren. Viele Unternehmen schicken dir ihre Rechnungen zwar noch per Post aber bei einigen kannst du dies umstellen auf eine eMail Sendung mit einem PDF-Anhang oder bei einigen Anbietern kann man die Rechnung auch direkt über ein Kundenportal abrufen und herunterladen. Wichtig ist hier für die Buchhaltung: Laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen Dokumente in der Form abgelegt werden, so wie sie im Original bei dir ankommen. Heißt: Wenn du ein PDF zugeschickt bekommst, reicht es dieses in deinem Datenmanagementsystem (was sind geeignete Datenmanagementsystem, behandel, ich in einem weiteren Beitrag) abzulegen, ohne es vorher Drucken zu müssen. Hast du die Rechnung innerhalb einer eMail bekommen, muss diese eMail abgelegt werden und hast du es per Post bekommen musst du es in gedruckter Form bei dir vorrätig haben (und das für mind. 10 Jahre!). Es macht dennoch Sinn, diese Dokumente einzuscannen aufgrund der leichteren Suche. Hier gibt es viele Dienste, welche dich dabei unterstützen können, so zum Beispiel die Kollegen von getmyinvoices.com. Diese Software loggt sich regelmäßig in alle Kundenportale, welche du verwendest ein und lädt neue Rechnungen automatisch herunter.

5. Alles sofort digitalisieren

Nun sollte die Flut an Dokumenten, welche jeden Tag auf deinem Schreibtisch in Papierform landen deutlich verringert sein. Jedoch gibt es immer noch einige Organisationen (meist Behörden), welche weiterhin ihre Dokumente nur per Post verschicken. Hier gilt: alles digitalisieren. Versuche einen Flow zu entwickeln, sodass alle neuen Dokumente erst einmal eingescannt werden, bevor sie im Büro verteilt werden. So sparst du dir nicht nur eine aufwändige Suche nach lästigen Dokumenten, sondern auch unnötiges Papier in deinem Büro. Sobald die Dokumente eingescannt wurden, können die meisten von ihnen auch direkt vernichtet werden. Hier gilt jedoch Vorsicht: Rechnungen in Papierform, physische Verträge und andere behördliche Dokumente in Papierform, sollten aufgehoben werden.

6. Evergreen Dokumente digitalisieren aber auf jeden Fall in Papierform behalten

Wie im vorherigen Abschnitt bereits angeschnitten, gibt es einige Dokumente, auf welche man nie vernichten sollte. Dazu gehören Dokumente wie gedruckte Rechnungen, Verträge auf Papier und behördliche Dokumente, wie zum Beispiel die Grundbucheintragung, Handelsregisterauszug oder andere notariell beglaubigt Dokumente. Diese solltest du auf jeden Fall auch digitalisieren, aber immer noch in einem Ordner physisch verwahren. Nun hast du noch im besten Fall 1-2 Ordner und keine 20 wie zuvor!

7. Altlasten nicht unnötig digitalisieren

Viele investieren Unmengen an Zeit und/oder Geld in das Digitalisieren ihrer alten Dokumente, wenn sie zum papierlosen Büro umsteigen wollen, nur um dann zu merken, dass sie 80% davon überhaupt nicht mehr benötigen! Daher gilt es hier einen Schnitt zu setzen und erst einmal nur neu ankommende Dokumente zu digitalisieren. Das hat zwei Vorteile: 1. Der Einstieg in das papierlose Büro gelingt um einiges schneller und 2. Du erhältst einen guten Eindruck davon, welche Dokumente du wirklich in deinem Arbeitsalltag brauchst und welche nicht. Wenn du doch mal ein altes Dokument brauchen solltest, dann musst du dieses eben suchen und digitalisierst anschließend. Die zusätzliche Zeit, die das hier und da mal kostet ist nichts im Vergleich, was dich eine Digitalisierung deiner ganzen administrativen Arbeit kosten würde!

8. Routine aufbauen

Das Wichtigste für einen langfristigen Erfolg ist das Etablieren einer ordentlichen Routine. Das gilt auch hier! Gibt es eine feste Uhrzeit, wann du immer deine digitale Inbox checken willst? Wer bekommt die Dokumente zum ersten Mal in die Hand und digitalisiert sie? Wann sollen die Dokumente zur Verfügung stehen. Gibt es einen Tag wann alles digitalisiert werden soll? Wann wird die Ablage sortiert? Dies sind wichtige Fragen, die man für sich selber beantworten sollte. Ich selber begann damit, dass ich jeden Samstag meine privaten Dokumente digitalisiert und anschließend in meiner Ablage sortiert habe. Geschäftlich stehen nun jeden Nachmittag alle eingehenden Dokumente zusammen mit Mails und Messengernachrichten in meiner Inbox bereit zu Bearbeitung. Ich komme mit dieser Routine sehr gut klar, aber hier musst jeder seine eigene finden.

Das papierlose Büro hat in vielen Büros bereits Einzug gehalten. Aber noch längst nicht überall, um als Unternehmen jedoch schnell und wettbewerbsfähig zu bleiben ist dies unermesslich. Besonders als StartUp oder kleines Unternehmen, sollte man gleich von Anfang an damit beginnen. Wir helfen Ihnen gerne dabei!