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Hardware für das Papierlose Büro

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Hardware für das Papierlose Büro

Wir haben den Entschluss gefasst und wollen das ungeliebte Papier aus dem Büro weitestgehend verbannen, um den Weg in das Papierlose Büro zu bahnen. Dafür benötigt es jedoch gewisse Vorbereitung und ganz besonders wichtig ist die geeignete Hardware! Doch was benötige ich denn grundsätzlich? Was sind geeignete Produkte und Unternehmen für mich und mein Budget? Im Folgenden Artikel gehen wir auf die Hardwarevoraussetzungen und potentielle Produkte für die Umsetzung des Papierlosen Büros ein. Dabei spreche ich viel über die persönlichen Erfahrungen, welche ich mit verschiedener Hardware gemacht habe und Produkte, auf die ich im Zuge meiner Recherche gestoßen bin.

Scanner:

Selbst wenn wir die administrativen Prozesse in unserem Büro nun auf die papierlosen Varianten umgestellt haben kommen doch immer noch Briefe, Belege, Dokumente etc. in Papierform bei uns an. Es sind eben nicht alle schon so weit wie wir, deswegen benötigt man einen Scanner. Als Scanner kannst du zunächst jeden handelsüblichen verwenden. Dieser Scanner sollte jedoch in der Lage sein mehrere Seiten gleichzeitig aufzunehmen, mindesten 15 Seiten die Minute im Duplex (also beidseitig) durchzuziehen und mit einer Auflösung von mind 300 PPI / DPI (Pixel per Inch / Dots per Inch) scannen. Zudem sollte er WLAN fähig sein, damit man ohne Probleme von seinem Rechner darauf zugreifen kann, ohne unnötigen Kabelsalat. Für ein kleineres Papieraufkommen empfiehlt sich hier der mobile Scanner Epson WorkForce DS-310*, der immerhin 20 Seiten aufnehmen und 25 Seiten pro Minute beidseitig einlesen kann. Es gibt zwar noch kleinere Dokumentenscanner, doch verzichten sie fast immer auf einen mehrseitigen Einzug. Eine absolute Empfehlung ist der Fujitsu ScanSnap iX500. Er ist zwar etwas teurer, dafür ist er schnell und platzsparend. Er kann 50 Seiten aufnehmen und schafft 25 Duplex-Seiten die Minute . Hinzu kommt, dass die ScanSnap-Software klasse ist, diese leere Seiten erkennt und unterschiedliche Dokumentenformate automatisch zuschneidet. Im Paket ist in den meisten Fällen der Abbyy FineReader dabei, der die automatische Texterkennung (OCR) übernimmt und die PDF-Dokumente so durchsuchbar macht. Hier reden wir jedoch schon über den Porsche in diesem Segment.

Smartphone

Ein gutes Smartphone mit hochauflösender Kamera ersetzt für viele Menschen die Videokamera und kann auch deinen Scanner zumindest teilweise ersetzen. Heutzutage haben iPhones oder Android Telefone eine so gute und hochauflösende Kamera, dass sie auch Dokumente mit einer ordentlichen Qualität erfassen können. Dafür benötigst du zusätzliche Apps, diese gibt es jedoch zuhauf im Appstore bzw. Playstore. Ich verwende Scannable, von den Machern von Evernote, da hier die Bedienung für mich am einfachsten ist und meine Dokumente direkt in meiner Evernote Ablage gespeichert werden. Für den dauerhaften Einsatz oder zum Bewältigen von größeren Dokumenten Mengen ist das Smartphone jedoch nicht geeignet und ich würde die Nutzung eines Scanners bevorzugen.

Drucker

Das mag nun seltsam klingen jedoch solltest du auf einen Drucker auch im Papierlosen Büro nicht verzichten, da es immer wieder Fälle gibt in denen, bspw. aus rechtlichen Gründen, Dokumente ausgedruckt werden müssen. Da dies jedoch der Einzelfall ist, lässt sich ein günstigeres Modell erwerben, ich empfehle hier auf jeden Fall einen Laserdrucker. Zwar sind die dazugehörigen Toner etwas teurer, Tintenstrahldrucker tendieren aber dazu auszutrocknen, wenn man sie etwas länger nicht benutzt. Wenn du noch einen Drucker besitzt, verwende einfach diesen solange weiter bis er irgendwann den Geist aufgibt und schaffe einen neuen, nach den oben genannten Kriterien, an. Viele haben in ihren Büros noch Multifunktionsgeräte von Canon, Xerox, Sharp etc. stehen, die sind für das papierlose Büro wunderbar geeignet da sie so ziemlich alle oben genannten Bedingungen vereinen. Dafür kosten sie aber auch gut und gerne schnell mal so viel wie ein Kleinwagen mit schlechten Leasing Bedingungen. Langfristig wollen wir uns dieser Kosten ja entledigen.

Tablet

Egal ob eine Notiz oder eine kleine Skizze, Papier und Stift werden als schnelle Gedächtnisstütze verwendet, trotz Rechner und Tastatur. Dies hat auch seine Gründe! Denn handschriftlich geführte Notizen werden in der Regel kompakter gehalten und können von uns auch besser gemerkt werden, als mit Tastatur niedergeschriebenen Notizen. Zudem fällt es uns oft leichter mit einem Stift unsere komplexen Gedanken schnell und einfach nieder zu bringen. Zudem sind Laptops für Meetings außer zu Präsentation gänzlich ungeeignet. Man kann nie sicherstellen, dass alle Teilnehmer wirklich am Meeting teilnehmen und nicht nebenher Mails beantworten und der hochgeklappte Bildschirm eines Laptops trennen die Teilnehmer oft stark voneinander ab. Daher ist hier ein Tablet mit einem Eingabestift sehr sinnvoll. Sei es für Mitschriften während des Meetings oder Notizen im Büroalltag. Ich habe immer mein Tablet bei der Arbeit neben mir liegen, um schnell Gedanken oder Notizen während eines Telefonats nieder zu schreiben. Diese kann ich auch einfach in meine digitale Ablage verschieben ohne diese extra digitalisieren zu müssen. Das Surface Pro 7 stellt hier in der Microsoft Windows Umgebung eine sehr gute Option dar. Der beiliegende Stift erkennt sogar die Druckintensität des Schreibers und macht die Striche unterschiedlich dick. Im Vergleich zu echtem Papier merkt der User allerdings, dass trotz des hochauflösenden Displays gefühlt weniger Platz zur Verfügung steht. Ansonsten stellt das iPad Pro mit dem Apple Pencil als Eingabestift eine sehr gute Option dar. Die letztendliche Wahl des Eingabegerätes bleibt jedoch jedem selber überlassen.

Whiteboard

Nun kommen wir zu Dingen, welche in einem papierlosen Office zwar nicht unbedingt notwendig sind, jedoch einen ungemeinen Gewinn für dich und deine Mitarbeiter bringen und das sind digitale Whiteboards. Also an sich eine Tafel wie man sie vielleicht noch aus der Schule oder dem Studium kennt aber digital und viel cooler! Digital Whiteboards bieten dir die Möglichkeit, Dinge schnell und einfach zu visualisieren, mit dem gesamten Team zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Diese Whiteboards sind jedoch leider nicht ganz günstig. Die günstigsten Modelle kosten beginnen bei etwa 3.000€ und nach oben hin sind keine Grenzen gesetzt. Zusammen mit einem Beamer und einem Tablet kann man diese Funktionen zwar einigermaßen nachstellen aber es ist nicht vergleichbar mit einer gemeinsamen Teamarbeit an der Tafel um Lösungsideen zu finden

Speichermöglichkeit

Wo sollen denn nun all die Daten landen? Hier haben wir vereinfacht gesagt zwei Möglichkeiten. Zum einen die Verwendung eines eigenen Servers, entweder physisch vor Ort oder angemietet bei einem Hosting Service oder zum anderen das Speichern "in der Cloud" durch Services wie Google Suite, Dropbox oder Microsoft One Drive. Für kleine Unternehmen würde ich klar die Cloud Lösung empfehlen, denn diese ist schnell und einfach eingerichtet und übernimmt alle Dienste wie Sicherung der Daten.